Come visto nel post “Come scrivere un piano strategico”, un elemento chiave della leadership è la capacità di elaborare una “vision“, una descrizione di dove il leader vorrebbe far arrivare l’organizzazione e uno stimolo a farsi seguire dal team.
La parola d’ordine è “Allineamento“, quindi riuscire a far marciare tutti nella stessa direzione.
Avere una vision chiara offre sicuramente alla squadra una direzione e la corretta ispirazione ad essere le fondamenta per la definizione degli obiettivi e la pianificazione delle azioni.
Nel clima economico incerto di oggi, infondere un senso di speranza che alla fine del tunnel ci sia una luce è più importante che mai.
Un leader può creare la vision per conto proprio e quindi utilizzare la propria capacità persuasiva, influenzare, ispirare, blandire, o “minacciare” gli altri per ottenere che siano tutti allineati nella stessa direzione.
Il problema di questo approccio è però che, pur essendo di più rapida realizzazione iniziale, è probabile che ci voglia maggior tempo affinchè tutti siano correttamente allineati con la spiacevole conseguenza che i componenti del team potrebbero essere più compiacenti che convinti.
Al contrario, coinvolgere gli altri membri del team direttamente nella creazione della vision, riserva alcuni vantaggi, riassumibili in :
1) Stimolare la sfera emotiva del coinvolgimento e quindi ottenere di un maggior grado di partecipazione;
2) Confrontare differenti pensieri, abilità, punti di vista, ciascuno dei quali possa contribuire per le proprie competenze e attitudini ad arricchire la vision.
Quando tutti sono coinvolti nella creazione, si parla di “la nostra vision“.
Quando è solo un leader a dedicarsi a questa attività, diventa “la sua vision”. Evidenti le conseguenze.
Lo svantaggio è che una realizzazione corale della vision richiede necessariamente più tempo e, almeno inizialmente, lo sforzo di armonizzazione dei differenti attori può essere elevato.
Tutto dipende da quanto un leader sappia mantenere coese squadre, trasformando in sessioni produttive, energizzanti e entusiasmanti riunioni potenzialmente infernali.
L’obiettivo è quello di stimolare la squadra, ottenere l’impegno, fornire la direzione, non perdersi in noiosi proclami.
Vediamo quindi brevemente come creare una vision condivisa utilizzando un approccio collaborativo, modello utilizzabile anche ogni qualvolta sia necessario prendere delle decisioni importanti all’interno di un gruppo di lavoro.
1. Decidere in maniera illuminata chi dovrebbe partecipare (e chi no!)
Tutto inizia col mettere insieme le persone giuste e stabilire a quanti allargare l’invito a partecipare.
2. Tempi e luoghi. Stabilire durate congrue per gli incontri; tempi tanto maggiori quanto si tratti di argomentazioni e scenari complessi.
In merito alla location, sarebbe auspicabile un luogo off-site (esterno all’ambiente di lavoro), che consenta di ridurre al minimo le interruzioni e le distrazioni, al fine di stimolare la creatività.
Per organizzazioni distribuite territorialmente è d’obbligo almeno un incontro dal vivo.
3. Organizzazione. Considerare il ricorso ad un facilitatore esterno neutro, qualcuno abile a moderare riunioni, senza pregiudizi o interessi in gioco. Questo consente al leader di sedersi come uno dei tanti partecipanti senza preoccuparsi delle meccaniche della riunione e facilita anche un flusso di dialogo più libero.
4. Pianificare con congruo anticipo. Pianificare la riunione con un sufficiente anticipo che consenta ai partecipanti una corretta preparazione.
Inviare presto i documenti su cui discutere: ricerche di mercato, analisi della concorrenza, risultati di un’indagine o di qualsiasi altra informazione necessaria per preparare i partecipanti.
Chiarire con tutti l’aspettativa che la preparazione sia un must, una condizione di partecipazione e attuare dei follow-up per assicurarsi che le persone abbiano fatto il loro pre-lavoro.
5. Dare le regole. All’inizio della riunione, vanno esplicitati i risultati desiderati, l’ordine del giorno, i processi e le regole di base. Prendersi del tempo extra e dedicarsi a questi dettagli, verificando la comprensione e l’accordo di tutti su queste regole, pone le basi per l’esito del resto della giornata: si sta dando forma alla collaborazione e al consenso. Andar lenti in questa fase, permetterà di andare più veloci per il resto della riunione!
6. Creare e utilizzare un processo che assicuri per tutti la piena partecipazione, l’apertura, la creatività e l’efficienza.
Questo è il disegno corretto per la facilitazione della riunione. La chiave è avere un piano senza andare a braccio, come si è abituati a fare in una riunione ordinaria.
In un prossimo post, riprenderemo l’argomento con un esempio pratico.
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