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Come calcolare quanti giorni di ferie dare ai dipendenti e chi lo decide?

Il reparto risorse umane è inondato da richieste di ferie? Si avvicina l’estate o le festività invernali e non sai come gestire le ferie dei dipendenti? In questo articolo trovi le risposte a tutti i dubbi sulla gestione delle ferie dei dipendenti. In particolare, parliamo di:

– Cosa dice la legge e quali sono i doveri del datore di lavoro riguardo le ferie dei lavoratori?
– Come calcolare le ferie dei dipendenti in base all’orario di lavoro: full-time e part time.
– Cosa sapere per gestire le ferie dei dipendenti: organizzazione, permessi e malattia.

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Cosa dice la legge e quali sono i doveri del datore di lavoro riguardo le ferie dei lavoratori?

La gestione delle ferie dei dipendenti è molto importante proseguire efficacemente il ciclo di lavoro in un’azienda; proprio per questo è importante che ogni attività abbia e comunichi per tempo al neo-dipendente il proprio piano ferie.

Quest’ultimo è un documento che serve a definire gli intervalli di tempo destinati alle ferie di ogni dipendente di un’azienda e che una volta approvato dall’azienda, i collaboratori sono tenuti a rispettare.

Tuttavia questo piano deve a sua volta tener conto e rispettare le normative legislative prescritte anche in Costituzione, nell’ art. 36 dove si riporta che “il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi”.

I doveri del datore di lavoro per le ferie dei dipendenti cosa dice la legge

La normativa legislativa riguardante le ferie dei dipendenti è invece contenuta nel Decreto Legislativo 66 del 2003 e sancisce che il lavoratore ha diritto, ogni anno, ad un periodo di ferie pagate minimo di quattro settimane per i contratti ad orario full-time. A ciò occorre integrare gli accordi con sindacati e datori di lavoro, oltre agli accordi dei contratti collettivi che possono estendere questo limite a seconda della tipologia di CCNL.

Inoltre queste quattro settimane devono essere ripartite come segue:

  • almeno due settimane devono essere godute nell’anno di maturazione, anche in modo consecutivo, se il lavoratore lo richiede;
  • le altre due entro i 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione.

Rispettare la normativa vigente in materie di ferie è quindi imprescindibile, in quanto altrimenti si rischia di ritrovarsi in contenziosi di lavoro con i dipendenti e i sindacati, ricevendo sanzioni molto pesanti: quelle per le ferie non godute, ad esempio, possono andare oltre i 4000€. Infatti l’articolo 7 della Legge 183/2010 stabilisce le seguenti sanzioni in caso di ferie non godute entro i tempi previsti:

  • da 100 a 600 euro per ogni lavoratore,
  • da 400 a 1500 euro con violazioni per oltre 5 lavoratori o 2 annualità,
  • da 800 a 4.500 euro con violazioni per oltre 10 lavoratori o durate almeno 4 anni.

Andiamo a vedere come calcolare le ferie dei dipendenti in base alle ore di lavoro contrattuali.

Come calcolare le ferie maturate dai dipendenti in base all’orario di lavoro: full-time e part time

Come sapere quante ferie spettano ai tuoi dipendenti? La formula generale per calcolare le ferie dei dipendenti maturate in un mese è la seguente: “(Giorni di ferie annuali spettanti previsti da legge e CCNL / 12) * n° mesi di servizio = n° giorni di ferie spettanti in base ai mesi di lavoro, a cui eventualmente aggiungere le ferie maturate negli anni precedenti se non godute.

Tuttavia, il calcolo produce risultati diversi a seconda delle ore lavorative previste dal contratto, per questo è utile distinguere il calcolo delle ferie dei dipendenti a seconda che essi seguano un orario di lavoro full-time, part-time orizzontale o part-time verticale.

Come calcolare le ferie dei dipendenti part-time e full time

Come calcolare le ferie dei dipendenti full-time:

Un contratto di lavoro full-time prevede un monte-ore settimanale di 40h, che ogni mese permettono di maturare 1/12 del totale delle ferie che spettano al dipendente in un anno. Per capire quante ferie si maturano in un mese sarà quindi sufficiente prendere il numero dei giorni maturati in un anno e dividerlo per 12.

Ponendo quindi che un dipendente abbia maturato 30 giorni di ferie in un anno, l’operazione da fare è 30/12, il cui risultato è 2,5, che vuol dire che ogni mese il dipendente matura 2,5 giorni di ferie.

Come calcolare le ferie dei dipendenti part-time:

Nel caso di un contratto di lavoro part-time, il calcolo può essere influenzato da diverse variabili. Infatti, occorre prima capire di che tipo di part-time si tratta tra orizzontale e verticale.

  • Il part-time orizzontale prevede che il dipendente possa lavorare gli stessi giorni dei suoi colleghi full-time, ma per la metà delle ore. Di conseguenza, lavorando gli stessi giorni dei colleghi full-time ha diritto agli stessi giorni di ferie, ma la sua giornata di riposo non sarà di 8h, ma di 4h in quanto queste sono le ore prestate all’azienda come orario di lavoro giornaliero e queste saranno le ore pagate giornalmente durante il periodo di ferie.
  • Il part-time verticale invece prevede che il lavoratore lavori soltanto determinate giornate la settimana, o determinati mesi dell’anno (lavoratore stagionale). Nel primo caso il calcolo delle ferie maturate consiste nella seguente formula:
    “ “N. totale di giorni di ferie all’anno previsti dal ccnl” per (numero di giorni lavorati in una settimana dal dipendente part time / totale dei giorni della settimana lavorativa)”.Nel caso di lavoratori stagionali, il calcolo è più semplice: “Numero totale di giorni di ferie all’anno previsti dal ccnl/12 mesi) per il numero di mesi lavorati dal dipendente part time”

A queste variabili inoltre occorre integrare quanto prescritto dai contratti collettivi se l’azienda vi rientra. Infatti, a seconda del settore, i lavoratori part-time avranno diritto a più o meno giorni di ferie. In particolare:

  • Ferie nel contratto metalmeccanici, considerando una settimana lavorativa di 5-6 giorni: 4 settimane di ferie all’anno. Ai lavoratori con 10 anni di anzianità di servizio spetta 1 giorno in più mentre chi ha maturato 18 anni di servizio nella stessa azienda spessa 1 settimana in più.
  • Ferie nel contratto commercio, considerando una settimana di 6 giorni lavorativi: 26 giorni di ferie all’anno.
  • Ferie nel contratto turismo, considerando una settimana di 6 giorni lavorativi: 26 giorni all’anno.
  • Ferie in edilizia: a 4 settimane di calendario e 160 ore in busta paga all’anno.

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Cosa sapere per gestire le ferie dei dipendenti: organizzazione, permessi e malattia

Adesso che sappiamo quante ferie spettano ad ogni dipendente in un anno, vediamo come gestirle considerando alcuni fattori su cui spesso si crea confusione: i permessi e la malattia durante le ferie.

come gestire permessi e malattia nel calcolo delle ferie dei dipendenti

Permessi vs Ferie:

Così come le ferie, ogni dipendente ha diritto a delle ore di permesso definite dal ccnl di riferimento. Entrambi sono da intendersi come giustificativi che consistono in assenze retribuite da parte del dipendente; ogni ora goduta come ferie o permesso sarà retribuita come se fosse un’ora di lavoro.
La differenza è che ferie e permessi hanno un monte ore annuo distinto e separato quindi, una richiesta di ferie non può incidere sul monte ore dei permessi, così come una richiesta di permesso non può incidere sulle ore di ferie maturate. In particolare, per calcolare le ore di permesso bisogna dividere i giorni di lavoro del proprio contratto per 12.

Generalmente, si può sostenere che nelle aziende con meno di 15 dipendenti sono riconosciute 88 ore di permessi mentre in quelle con più di 15 dipendenti ne sono previste 104 in un anno.

Come gestire le ferie dei dipendenti in caso di malattia durante le ferie?

Un tuo dipendente si sta godendo parte delle ferie maturate ma si ammala? La malattia interrompe le ferie in quanto impedisce di godersi le giornate di riposo per la finalità prescritta dalla legge: la rigenerazione psico-fisica del lavoratore. Pertanto, le giornate in cui il dipendente risulta malato durante le ferie dovranno essere integrate come malattia, presentando la dovuta documentazione.

E se voglio licenziare un dipendente che non ha ancora goduto di tutte le ferie maturate? Bisogna pagare il corrispettivo delle ferie non godute al lavoratore, anche nel caso fosse quest’ultimo a presentare le dimissioni. È l’unico caso in cui le ferie possono essere monetizzabili, negli altri casi è vietato. i

Speriamo di averti aiutato a fare chiarezza su come gestire le ferie dei dipendenti!

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Armando Cignitti
Consulente aziendale e Fondatore di Improvia
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Armando Cignitti

Consulente e Autore, da 22 anni aiuto Imprenditori e Professionisti ad incrementare il valore della propria attività sul mercato, attraverso un metodo di gestione e soluzioni per uno sviluppo aziendale stabile e sostenibile. Ho fondato Improvia per realizzare la "casa del miglioramento continuo" per tutti gli imprenditori, i loro collaboratori e i professionisti che vogliono migliorare le proprie abilità, porsi nuovi obiettivi, ottenere risultati misurabili e duraturi di crescita personale, aziendale ed economica.

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