Gestione del tempo in azienda: come ottimizzare la produttività aziendale con il time management

Come ottimizzare il tempo in azienda per lavorare in modo efficace e produttivo: il Time management in azienda.

Quanto spesso ti ritrovi a sforare gli orari lavorativi per ultimare dei compiti, desiderando che la giornata duri almeno 36h? Il tempo è una risorsa inestimabile che, se saputa ben sfruttare in azienda, può portare a cospicui profitti. Eppure, per molti sembra non bastare mai. Impara a gestire il tempo con il time management e ottimizza la produttività tua e dei tuoi dipendenti.

Nell’ambiente aziendale, dove il tempo dei propri dipendenti e contribuenti viene corrisposto in denaro, è importante dedicarne una parte nell’apprendere le tecniche di gestione del tempo o time management. Nonostante sembri un paradosso, il dedicare il proprio tempo per imparare proprio a gestire lo stesso, in realtà i frutti di tale azione andranno a compensare questo investimento generando un maggiore benessere e profitto nel business dell’attività.

Negli anni, infatti, sono diverse le imprese incontrate che lamentavano rallentamenti nella produttività dei dipendenti, o dei conflitti interni tra manager e dipendenti in quanto il primo non riusciva a seguire le possibili problematiche degli ultimi. Tutti questi fattori costituivano per l’azienda dei blocchi nella crescita del proprio business.

Avevi mai pensato all’esistenza di blocchi come questi, che minano la crescita della tua azienda? Ne esistono moltissimi e spesso nascosti, ecco perché abbiamo preparato una guida gratuita e senza nessun impegno che puoi consultare quando vuoi per abbatterli e tornare a scalare i bilanci.

Per aiutarti ad avere una gestione ottimale dei processi interni della tua azienda, ti spiegheremo:

• Cos’è il time management e gli effetti della gestione del tempo in azienda
• Tecniche di time management: i modelli più efficaci per la gestione del tempo in azienda.

Cos’è il time management e gli effetti della gestione del tempo in azienda

Spesso si crede che “ottimizzare la gestione del tempo” in azienda voglia dire far si che tutti siano sempre impegnati in attività. Ciò è giustificabile in quanto per un dirigente, il tempo di ogni impiegato ha un determinato valore economico. Tuttavia, tale mentalità limita notevolmente l’effettiva produttività di un individuo, in quanto risulterebbe stressato dalla pressione costante e lederebbe l’obiettivo finale di ogni azienda, cioè raggiungere il proprio obiettivo di impresa, definito nel piano strategico.

Affinché questo sia possibile, una buona gestione del tempo in azienda richiede lo spostamento dell’attenzione verso i risultati, in quanto essere impegnati non equivale ad essere efficaci.

In cosa consiste, dunque, tale gestione che rende più efficaci i tuoi dipendenti?

Il time management è la gestione del tempo di lavoro in tutti i suoi aspetti: dalla comprensione dei tempi di lavoro, alla pianificazione, fino all’esecuzione. Il tutto seguendo il principio dello svolgere ogni compito al meglio ma nel minor tempo possibile. Si tratta, a tutti gli effetti, di un processo di pianificazione e controllo del tempo. Attenzione, questo non deve tradursi nel tracciare e valutare l’utilizzo del tempo di ogni collaboratore, in quanto il clima da instaurare non deve essere di controllo.

Quel che bisogna fare è, invece, introdurre l’utilizzo di alcuni strumenti, competenze e tecniche di gestione del tempo nei dipendenti stessi. Quest’ultimi, sapendo gestire meglio il proprio tempo, vivranno un auto-innalzamento della qualità dei propri compiti quotidiani che darà il via ad un circolo proficuo per i tuoi affari. Ma non solo, i pro di migliorare la gestione del tempo in azienda sono diversi, come:

• Maggiore produttività ed efficienza.
• Una migliore reputazione professionale.
• Meno stress.
• Maggiori opportunità di avanzamento.
• Maggiori opportunità per raggiungere importanti obiettivi di vita e di carriera.

Chi, invece, non incrementa tale gestione nelle proprie attività, rischia di dover affrontare le seguenti problematiche:

• Scadenze perse.
• Flusso di lavoro inefficiente.
• Scarsa qualità del lavoro.
• Una cattiva reputazione professionale.
• Livelli di stress più elevati.

Quali tecniche e strumenti puoi utilizzare per evitare questi rischi e rendere più produttivi i tuoi impiegati?

Tecniche di time management: i modelli più efficaci per la gestione del tempo in azienda.

Conosci la regola di Pareto – l’80% dei tuoi obiettivi si verifica grazie al 20% delle tue azioni, quelle più importanti? Secondo tale principio, appare evidente quanto fin ora detto sugli effetti positivi della gestione del tempo in azienda e capiamo l’importanza di saper strutturare le attività e gli impegni giornalieri in modo da poter dedicare ad ognuno un’attenzione proporzionata all’importanza di quell’azione sull’obiettivo finale.

Per fare ciò esistono diversi modelli, quali:

• Il timeboxing: prevede l’assegnazione di una durata di tempo prestabilita per ogni compito pianificato, che quindi dovrà essere ultimato entro quel lasso di tempo. Al termine di questo intervallo, si valuta se si è raggiunto l’obiettivo prestabilito. Tale metodo è indicato per limitare quelle attività che altrimenti porterebbero via troppo tempo. Alla base di tale modello vi è la massima “Done is better than perfect”, cioè “fatto è meglio che perfetto”.

• ABC: divide le attività da compiere in una matrice con 3 sezioni, appunto:
  A, per le cose importanti e urgenti
  B, per quelle importanti, ma non urgenti
  C, quelle né importanti, né urgenti.A partire da tale schema, consigliamo di procedere con il fare prima le azioni che richiedono meno tempo e solo alla fine quelle più complesse. In questo ti ritroverai a svolgere il compito più impegnativo quando avrai già soddisfatto l’80% delle attività.
• La tecnica del pomodoro: forse tra le più conosciute in quanto contrasta la tendenza a procrastinare. Essa consiste nel dividere ogni attività in piccole sequenze di tempo, ciascuna delle quali intervallata dall’altra da una breve pausa di 5 minuti.
  Ciò permette di seguire uno schema di tempistiche prestabilito ma che permette il fisiologico bisogno del cervello di riposare, evitando stress e favorendo la produttività continua. Esistono, ad oggi, diverse app o siti web che seguono questo modello, impostando dei timer di lavoro da 25 min. durante i quali il dispositivo è bloccato per evitare distrazioni, per poi dare una pausa di 5 min.
• La matrice di Eisenhower: si basa sulla massima attribuita al presidente statunitense, cioè “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Come distinguere le due cose?
  Tale metodo serve proprio a questo e prevede una matrice con quattro quadranti, che classificano le attività da svolgere in funzione della loro urgenza e importanza. In particolare:
  Quadrante 1 – importante/urgente: qui si classificheranno le azioni indelegabili, come progetti in scadenza.
  Quadrante 2 – importante/non urgente: qui ad esempio si incaselleranno quelle attività relative al miglioramento personale, come formazione o la definizione di nuove strategie operative per il futuro.
  Quadrante 3 – non importante/urgente: un esempio di tali attività sono quelle riunioni a cui non è indispensabile essere presenti.
  Quadrante 4 – non importante/non urgente: attività superflue, come distrazioni che rischiano, più o meno consapevolmente, di far rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.
• Il Metodo MoSCoW.
  Prende il nome dalle iniziali delle quattro categorie di prioritizzazione che utilizza:
  Must Have – Deve avere
  Should Have – Dovrebbe avere
  Could Have – Potrebbe avere
  Won’t Have this time – Non ci sarà questa voltaQueste categorie permettono, durante un meeting, di capire quali sono le caratteristiche che un determinata attività deve, dovrebbe, potrebbe o non avere. I partecipanti cercheranno, di conseguenza, di fornire tutti i requisiti Must have, Should have e Could Have che rendono un’attività importante. Spesso i requisiti Should e Could sono i primi a essere rimossi, soprattutto se i tempi di consegna della determinata attività sono prossimi.
• Il Metodo S.M.A.R.T: delinea i criteri per guidare nella definizione degli obiettivi – a differenza del metodo precedente che ne definiva le caratteristiche e, rispetto al quale, questo andrebbe utilizzato prima. Il nome è un acronimo che sta per:
  Specific – Specifico
  Measurable- Misurabile
  Achievable- Raggiungibile
  Relevant- Basato sui risultati, rilevante.
  Time bound- basato sul tempo.Gli obiettivi che derivano da tali criteri sono detti spesso anche “KPI” cioè Key Performance Indicators, per perseguire i quali, il metodo suggerisce di rispondere a tali domande:
  Cosa voglio realizzare? Perché questo obiettivo è importante?
  Chi è coinvolto? Dove si trova? Quali risorse o limiti sono coinvolti?

Queste tecniche possono essere applicate alla gestione del tempo anche con l’ausilio di alcuni strumenti utili per ottimizzare ancora di più i processi ed i tempi di lavoro, quali tool digitali o risorse esterne adibite a costruire e controllare il mantenimento di tali modelli.

Il metodo di gestione del tempo nella tua azienda non sembra dare i suoi frutti? Vorresti utilizzare uno di questi modelli ma non sai quale è più indicato per la tua azienda?

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Armando Cignitti
Consulente aziendale e Fondatore di Improvia
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