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Come identificare i costi aziendali: guida pratica al calcolo ed ottimizzazione dei costi dell’azienda.

Confesercenti ha stimato che ben 150mila aziende chiuderanno entro marzo, proprio a causa di una mancata gestione dei costi aziendali.
La crisi improvvisa, infatti, ha colto alla sprovvista coloro che non li avevano ottimizzati, non rendendo possibile prevedere un margine tale da evitare la chiusura dettata da una grave perdita di entrate.

Consapevoli che certi avvenimenti siano imprevedibili, occorre comunque farsi trovare preparati studiando una strategia che permetta di ottimizzare i costi aziendali a medio lungo termine.

In Italia infatti, le piccole e medie imprese devono far fronte a due tipologie di uscite principali:
le tasse e i costi aziendali. Sebbene sulle prime non possiamo far molto, possiamo invece ridurre le seconde aumentando di conseguenza il margine di guadagno sulle spese.

Ottimizzare i costi aziendali contro il covid
Come fare? Intanto è utile saper ben inquadrare le varie spese dell’azienda nelle tipologie di costi aziendali, in quanto cosi sappiamo come e se poterle ottimizzare.

Per contribuire a diffondere una cultura adeguata in quest’ambito abbiamo provato a sintetizzare le risposte a queste tipiche domande che ci rivolgono gli imprenditori:

  • Cosa sono i costi aziendali? Le diverse tipologie di costi e perché serve distinguerle.
  • Come analizzare i costi aziendali? I due indici da studiare.
  • Come ridurre i costi aziendali.

Prima di procedere, hai mai pensato che esistono dei blocchi nascosti che minano la crescita sana della tua azienda? Abbiamo preparato una guida gratuita e senza nessun impegno che puoi consultare quando vuoi.

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Procediamo!

Tipologie di costi aziendali

Cosa sono i costi aziendali? Le diverse tipologie di costi e perché serve distinguerle

I costi aziendali sono l’insieme delle uscite che un’impresa deve sostenere in un determinato periodo di tempo. Questi possono però essere di diversa natura, in base alla loro possibilità o meno di mutare nel tempo e nelle occorrenze. In base a queste variabili infatti distinguiamo:

I costi aziendali fissi, detti anche “di struttura”, sono quei costi che non cambiano al variare della produzione in quanto riguardano la struttura – appunto – dell’azienda stessa.
Degli esempi di costi aziendali fissi sono ad esempio le spese per i servizi amministrativi, l’affitto della struttura e bollette annesse, costo dei macchinari.

I costi aziendali variabili, a differenza dei costi fissi sono quelli che dipendono dalla quantità di produzione. L’esempio più immediato di costo aziendale variabile è la materia prima per creare il nostro prodotto: più saranno i prodotti creati più materia prima sarà necessaria e di conseguenza più aumenterà il costo.

Questi costi aziendali non dipendono solo dalla produzione, infatti inglobano anche le uscite legate alle forniture esterne di determinate attività o alla commercializzazione delle stesse.

I costi aziendali totali, questi sono la somma dei costi fissi e variabili, che ci forniscono il quadro generale delle spese dell’azienda durante quel determinato periodo di tempo.

Da questa distinzione possiamo iniziare a calcolare le variabili che davvero servono nell’analisi dei costi aziendali, definendo la migliore strategia di ottimizzazione per gli stessi in modo da individuare il nostro Break even point, ossia il punto oltre il quale la nostra azienda inizia a generare reale profitto.

Analizzare i costi aziendali
Come analizzare i costi aziendali? I due indici da studiare.

Prima di procedere con l’analisi delle categorie sopra distinte, occorre essere sinceri in quanto uno degli errori più letali per un’azienda è l’ottimismo consolatorio.
Cosa si intende con questi termini? La tendenza a sottostimare i costi variabili in una prospettiva favorevole all’azienda che spesso finisce per rivelarsi fatale. Solo cosi potremmo riuscire a ricavare un veritiero Margine di contribuzione.

Cos’è il margine di contribuzione?

Il margine di contribuzione indica l’importo che l’azienda ha a disposizione per coprire i costi fissi. Dalla definizione si evince già il calcolo più semplice per poter ottenere questo margine, cioè:
R (ricavi) – Costi aziendali variabili.

Tuttavia esistono e sono consigliabili delle altre formule, diversificate a seconda della scala d’applicazione del margine che può riguardare dal singolo prodotto all’intero volume di vendite dell’azienda.
In base a ciò possiamo calcolare due diverse tipologie di margine di contribuzione:

  • Margine di contribuzione unitario: si ricava dalla differenza tra il prezzo unitario del singolo prodotto (p) e i costi aziendali variabili (cv) : MdCu = p – cv
    Il risultato ottenuto permette di capire quanto un prodotto o servizio contribuisce a coprire i costi fissi, in modo da ipotizzare un possibile rialzo dei prezzi.
  • Margine di contribuzione totale: si calcola grazie al Margine di contribuzione unitario, che va moltiplicato per il volume delle vendite (x): MdCt = MdCu * x
    Il risultato dell’operazione permette di capire quanto il prodotto o servizio contribuisce nel totale delle vendite considerate.

Questi stessi calcoli possono essere applicati su diversi livelli, fornendoci un quadro sempre più specifico e dettagliato, variabile da azienda ad azienda che spesso è difficile calcolare senza rivolgersi ad esperti. Proprio questo può essere uno dei principali blocchi per la crescita della tua azienda.

Gli indici dei costi aziendali
Come capirlo? Ti è mai successo di lavorare oltre le classiche otto ore per poi portare a casa meno guadagno rispetto ad un dipendente? Ecco, noi vogliamo superare insieme questi blocchi e per questo ti offriamo una consulenza gratuita e senza impegno:
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In ogni caso, dai calcoli fin’ora trattati, possiamo già capire l’andamento dell’azienda che di conseguenza può ottimizzare i propri costi aziendali. Gli scenari possibili, vedono:

  • se il margine di contribuzione è superiore ai costi fissi: le entrate superano le uscite realizzando profitti.
  • se il margine di contribuzione è uguale ai costi fissi: siamo in un punto di pareggio dove c’è un temporaneo bilancio su cui serve intervenire.
  • se il margine di contribuzione è inferiore ai costi fissi: l’azienda registra perdite e occorre intervenire per cambiare la traiettoria dei guadagni.

Nonostante l’utilità di questo margine, i dati emersi dal suo calcolo non bastano a darci uno scenario completo: non dimentichiamo che analizza soltanto i costi variabili, quindi non tutte le uscite di un’impresa come invece fanno i costi aziendali totali. Ecco che per ovviare a questa mancanza si deve calcolare anche il Reddito Operativo.

Cos’è il Reddito Operativo?

Il Reddito Operativo è anche conosciuto come EBIT, Earnings Before Interestes & Tax, sigla da cui è già immediata la sua definizione. In Italia potremmo indicarlo come l’utile al netto delle tasse ma ciò non vuol dire sia scontato. Questo ci permette di quantificare i profitti derivanti dall’attività primaria dell’azienda, dandoci un quadro di partenza che va a completare il valore ricavato dal Margine di contribuzione.

Con queste due variabili possiamo ottenere un primo quadro completo dei nostri costi aziendali, che può sempre essere ottimizzato in base agli obiettivi dell’impresa e ai risultati ottenuti.

Ottimizzare i costi aziendali
Come possiamo ridurre i costi aziendali? Strumenti, accorgimenti e tecniche per ottimizzare i costi della tua azienda.

L’ottimizzazione dei costi aziendali è legata all’analisi precedentemente sviluppata ed i suoi risultati. In base a questi, possiamo identificare la/e strategia/e più in linea alla propria situazione aziendale.

Tutte le strategie prevedono la riduzione dei costi aziendali variabili, ciò che cambia e su quale degli ambiti inclusi in questi costi concentrarsi. Noi qui vi consigliamo tre accorgimenti:

  1. Ricorrere ad un CRM, seguendo l’onda di digitalizzazione che facilita i processi e rallenta le spese. Crm infatti sta per Customer Relationship Management, ed è un automazione che svolge i principali compiti organizzativi di un’azienda andando a risparmiare sull’ambito gestionale dei diversi settori. Il CRM si occupa non solo di attività di front e back office, ma anche del controllo della catena di distribuzione e delle transazioni, oltre che del supporto agli agenti.
  2. Outsourcing o fornitura esterna, è una tecnica che prevede l’affidarsi ad aziende o esperti esterni alla propria realtà. Paradossalmente questa scelta permette di tagliare diversi costi interni, legati ad attività amministrative, di marketing ma non solo. L’Outsourcing permette di risparmiare sui costi di nuovo personale specializzato o macchinari specifici, andando invece ad investire su esperti esterni ad un costo totale inferiore per un servizi più mirato.
  3. Monitorare: non è affatto banale specificarlo. Una volta calcolati ed analizzati i costi aziendali, serve non perderli di vista. La crisi che stiamo vivendo cambia continuamente i bilanci e per ciò necessita di una strategia che riesca ad adattarsi al cambiamento senza causare perdite impreviste.

Tutto questo potrebbe sembrare molto complesso, ma seguendo le giuste indicazioni riuscirai a non far parte anche tu della stima di Confesercenti.

Questo articolo volge al termine ma prima di salutarci ti chiediamo di farci sapere nei commenti se questo articolo ti è stato utile.

Quale di queste tecniche userai?

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Alla prossima!

Armando Cignitti
Consulente aziendale e Fondatore di Improvia
mail. a.cignitti@improvia.it

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Photo credit: Anastasiia Chepinska, Lucas Blazek, Markus Winkler, Recha Oktaviani, Stellrweb, William Iven on Unsplash

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Armando Cignitti

Armando Cignitti

Consulente e Autore, da 22 anni aiuto Imprenditori e Professionisti ad incrementare il valore della propria attività sul mercato, attraverso un metodo di gestione e soluzioni per uno sviluppo aziendale stabile e sostenibile. Ho fondato Improvia per realizzare la "casa del miglioramento continuo" per tutti gli imprenditori, i loro collaboratori e i professionisti che vogliono migliorare le proprie abilità, porsi nuovi obiettivi, ottenere risultati misurabili e duraturi di crescita personale, aziendale ed economica.

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