Pianificazione Aziendale: come aumentare la produttività

Avere una buona pianificazione aziendale non significa soltanto aumentare la produttività dell’impresa ma anche instaurare un’abitudine sana e benefica nell’ambiente lavorativo.

In questo articolo andiamo a vedere per quale motivo pianificare il lavoro è estremamente importante ma soprattutto come farlo al meglio.

Anche se molte regole del mercato sono state sconvolte dalla chiusura prolungata delle attività e altrettante dovranno necessariamente essere riscritte alla luce di nuovi equilibri e priorità, alcuni principi restano fondamentali.

Tali principi sacri guidano l’impresa e sono da applicare sempre, trascendono il tempo e lo spazio.

Uno di questi è la Pianificazione:

Pianificare male o non pianificare affatto, equivale a pianificare di fallire!

Non importa che si tratti di quali costi dovranno essere revisionati, di come promuovere il tuo Brand oppure di quali problemi sta risolvendo il tuo Team.

Il raggiungimento di qualunque obbiettivo dipende da quanto e come sarà stato pianificato il lavoro da fare.

Ma che cosa si intende, concretamente, per pianificazione aziendale?

Pianificare significa stabilire quando dovranno essere raggiunti degli obiettivi e di conseguenza stabilire a ritroso quando dovranno essere svolte le attività necessarie per raggiungerli.

Esattamente come per la costruzione di una casa, tu avrai un progetto e un piano d’esecuzione.

Grazie ad esso potrai trasformare il progetto in una casa fisica attraverso risorse, metodi e tempi di attuazione.

Ma attenzione! C’è dell’altro anzi c’è molto di più di questo:

Pianificare è la condizione per cui ciò che fai in azienda produca dei risultati ha valore aggiunto.

In altre parole, stiamo parlando di risultati di un valore maggiore rispetto agli sforzi (costi) necessari per ottenerli.

Questo è possibile soltanto se sarai in grado di stabilire quando fare che cosa!

Pianificazione Aziendale: la croce dell’imprenditore

Ed ecco che entriamo nella dimensione della risorsa tempo e del suo utilizzo.

È la croce degli imprenditori che ne lamento sempre la scarsità, che non è mai abbastanza e che ci vorrebbero le giornate di 90 ore ma che poi ce ne vorrebbero 100!

Se ti riconosci nella categoria, lascia che ti dica una cosa: stai guardando l’aspetto sbagliato del tempo e cioè la quantità.

Ciò che renderà possibile fare tutto quello che c’è da fare non è la quantità di tempo disponibile ma è il modo in cui verrà usato il tempo!

Ecco perché ripeto sempre che è importante creare un ambiente aziendale piacevole: perché è solo così che si creeranno le condizioni per sfruttare al meglio il tempo.

Trascorrere del tempo di qualità, mentre si lavora, porterà a concretizzare gli sforzi dell’imprenditore, quelli dei suoi collaboratori e a ridurre la necessità di avere sempre più tempo a disposizione.

È la qualità dell’impiego del tempo che farà evolvere l’imprenditore, il manager o il professionista.

Per imparare a fare una corretta pianificazione aziendale, ovvero ad usare meglio il tempo, bisogna prima sapere come funziona lo spazio di attenzione nella mente.

Alt! Che cos’è lo spazio di attenzione mentale?

Ogni giorno abbiamo in mente un certo numero di cose da fare, di attività da svolgere o di mansioni da adempire.

Occupano uno spazio nella nostra mente, uno spazio che per quanto ampio è pur sempre limitato.

Pianificazione Aziendale: lo spazio di attenzione mentale

Immagina un contenitore a scompartimenti, tipo cassettiera, nel quale sono depositati tutti i cicli di azioni aperti e cioè quelle attività avviate ma non ancora concluse.

Aggiungi adesso, tutte quelle attività che sappiamo di dover avviare e che non abbiamo ancora avuto il tempo di cominciare.

Ciascuna attività occupa uno spazio di attenzione, un cassetto per l’appunto.

A questi si aggiungono tutti i nuovi cicli di azione e cioè i nuovi impegni, i progetti, i problemi quotidiani che andranno ad occupare gli altri cassetti disponibili.

Prima o poi raggiungerai la saturazione: non c’è più spazio, tutti i cassetti sono pieni e tu sei sovraccarico!

Capisci adesso? Ti rendi conto di come spazio e tempo sono direttamente collegate tra di loro?

Ecco come si traduce nella realtà questa condizione di sovraccarico appena descritta:

1. L’esigenza di avere più tempo per potersi occupare di tutte le cose che affollano la mente. È così che si finisce per rimandare scadenze, soluzioni ai problemi e raggiungimento di obiettivi.
2. Una forte riduzione dell’efficacia con cui vengono affrontati i vari cicli: con tutti i cassetti sempre pieni si diventa più lenti, sempre meno lucidi, sempre più stanchi e demotivati.

Queste sono le due maggiori cause di improduttività e i motivi per cui le cose non vanno come vorremmo.

Sono i due fenomeni principali responsabili della perdita di efficienza: meno cicli chiusi nei tempi congrui, perdita di efficacia e minori risultati ottenuti rispetto a maggiori sforzi profusi.

Per avere più tempo e aumentare la produttività dunque, è necessario imparare a svuotare i cassetti man mano che tendono a riempirsi.

Ora sai che in realtà avere più tempo significa avere il controllo delle cose in atto ed evitare di sentirsi in affanno: soltanto così riuscirai a risolvere i problemi senza rimandarli e senza dover accettare compromessi.

Ecco, devi sapere che esiste uno strumento mitologico e occulto potentissimo per creare spazio nella mente, traslocare tutto il suo contenuto in un altro contenitore temporalmente ordinato.

Questo incredibile strumento si chiama Agenda!

Pianificazione Aziendale: il super potere dell’Agenda

Ho già parlato in altri articoli di quanto sia determinante avere un’agenda organizzata al meglio: in particolare troverai una sezione dedicata nell’articolo Come Vendere di più: aumentare le Vendite.

Racconto gli enormi benefici derivanti dal buon uso di un’agenda soprattutto per quanto riguarda l’organizzazione del ramo vendita.

Ma avere un’agenda organizzata vale molto di più di questo: ti accorgerai come ogni ambito aziendale migliorerà improvvisamente e come ne aumenterai la produttività!

Ricorda che con una mente vuota e vispa potrai gestire il tempo al meglio.

Sarebbe anzi più corretto dire che potrai gestire le cose nei tempi giusti.

La capacità di utilizzo dell’agenda da parte dell’imprenditore e dei suoi collaboratori determinerà il grado di efficienza, efficacia e libertà con cui fare impresa.

Inoltre l’agenda ti permetterà di prendere le decisioni giuste nel momento giusto per lo sviluppo e il futuro dell’azienda.

Ecco qui di seguito un esercizio semplice ma estremamente utile. Il massimo beneficio di questa sana pratica si ottiene, ovviamente, facendola diventare un’abitudine e ripetendola ogni giorno.

Per pianificare con successo le varie attività e realizzare quanto pianificato segui questi semplici passi:

1) Scrivi su un blocco ogni ciclo di attività aperto, così come ti viene, oppure assegnati delle categorie di argomento.

Esempio:

• Fornitori
  – chiamare Tizio per tempi consegna prodotto A
  – rivedere condizioni acquisto con Caio del prodotto B
  – etc…
• Banche
  – discutere fido con banca X
  – rinegoziare i tassi di interesse con banca Y
  – etc…
• Produzione
  – rimodulare tempi di assemblaggio
  – riprogrammare i cambi formato sulle macchine
  – etc…
• 

Vendite
  – definire listino prodotti
  – preparare riunioni individuali settimanali con i venditori sui budget
  – etc…

2) Dopo aver esaurito ogni argomento su carta e senti quella piacevole sensazione di leggerezza allora questo è il momento per ordinare in categorie i vari cicli!

Se non l’hai già fatto inizia ad utilizzare una semplice scala di priorità:
A: scadenza entro la giornata (a che ora);
B: scadenza entro la settimana (in quale giorno, se nella mattina o nel pomeriggio e a che ora);
C: scadenza entro il mese (in quale settimana, in quale giorno, se nella mattinata o nel pomeriggio).

Assegna A, B o C a ciascun ciclo e riportalo con la scadenza corrispondente nella tua inseparabile agenda settimanale!

Ciò di cui hai bisogno è di visualizzare immediatamente la settimana intera:
Così facendo allenerai la tua mente a guardare e ragionare con disinvoltura su settimane di scadenze.

3) Quando riporti ogni ciclo in agenda segna il tempo che richiederà e sbarra quella durata.

Ad esempio dalle 9.00 alle 12.00.

In questo modo eviterai di perdere e di far perdere altri impegni alle persone coinvolte. Inoltre sarai in grado di prevedere anche eventuali tempi di spostamento o simili.

4) Se dovrai spostare delle scadenze, fallo avendo chiaro dove metterle e dove non metterle.

5) Fai così per ogni nuovo ciclo che si aggiunge: mettilo nella prima data utile disponibile per priorità.

6) Tira una riga sopra ogni ciclo chiuso.

Fai questo semplice esercizio, ogni giorno e già nel giro di una settimana ti assicuro che ti renderai conto sulla tua pelle del cambiamento.

Quanto tempo impiegherai per questo?

Dopo aver impostato lo schema iniziale, impiegai al massimo 10 minuti ogni giorno!

Bene, così facendo la tua efficacia come imprenditore e la tua efficienza come manager stanno aumentando oltre le tue aspettative.

Di conseguenza ora renditi conto di quanto la tua redditività stia aumentando a parità di tutte le altre condizioni.

Ed ora prima che questo articolo volga al termine, vorrei lasciarti con un pensiero di Pablo Picasso:

“I nostri obiettivi possono essere raggiunti
solamente attraverso una buona pianificazione
nella quale dobbiamo assolutamente credere,
e in base alla quale dobbiamo agire.”

A che punto sei con la pianificazione della crescita del tuo business?

Fammelo sapere nei commenti qui sotto: ricordati che raccontare la tua esperienza potrebbe essere utile a qualcun altro e viceversa!

Per oggi è tutto, un saluto e se non sei ancora iscritto alla Newsletter di Improvia puoi farlo comodamente qui: verrai aggiornato ogni volta che sta per essere pubblicato un nuovo articolo.

Photo credit: Brad Neathery, Glenn Carstens Peters, Harman Sandhu, Markus Spiske, You X Ventures on Unsplash