Se sei il responsabile di un gruppo di collaboratori, spesso ti sarai trovato a non riuscire a rispondere come vorresti a tutti.
Cerchiamo di analizzare meglio questa situazione.
Esistono dei segreti per la gestione del tempo?
In realtà no, ma di certo ci sono tre semplici accorgimenti per ottimizzarlo.
Un avvertimento importante: si tratta di 3 concetti davvero molto semplici, apparentemente banali.
La parte più difficile è però farli propri, crederci e applicarli in maniera coerente.
Imparandoli, padroneggerai i segreti del tempo ottenendo maggiori risultati nella tua azienda e nella tua vita, eliminando le reazioni negative, il senso di frustrazione che provi quando ti sembra di non farcela.
Ecco i tre semplici segreti della gestione del tempo :
- Impara a riconoscere le priorità;
- Ottimizza i tempi;
- Fai le cose.
Fai prima le cose importanti
Sembrerà banale ma il principale dei segreti nella gestione del tempo è proprio quello di far prima le cose più importanti. Spesso purtroppo non si ha la capacità di riconoscere le priorità.
È molto facile ritrovarsi a spendere tempo e concentrazione su cose che sono urgenti ma non sono importanti!
Il trucco è proprio quello di rimanere concentrati sulle cose importanti e non sprecare tempo prezioso in “altro”.
Ricorda che, per la regola di Pareto, l’80% dei tuoi obiettivi si verifica grazie al 20% delle tue azioni, quelle più importanti.
Sforzati quindi di individuarle ed isolarle e concentrati su di loro.
Se sei un manager impara a capire se la problematica sollevata dalla tua risorsa necessita un intervento immediato o puoi aspettare e rimandare.
Per un tuo collaboratore, sbagliare perché tu non sei intervenuto, può essere un modo per imparare da sé.
Un buon manager, di conseguenza, si fermerà e resisterà all’impulso di lanciarsi in soccorso ogni volta che un dipendente incontra difficoltà.
Certo, dopo aver valutato bene gli effetti e quindi la priorità di quell’errore.
Allo stesso tempo, non si deve rimandare il momento in cui affrontare un collaboratore difficile.
Molti manager lottano con la gestione dei dipendenti difficili e si può facilmente essere tentati di evitarlo, rimandando e sperando che la situazione migliori da sé.
Ma questo non accadrà!
Ecco quindi la capacità del manager di riconoscere le priorità, che vanno affrontate subito e che ti impegneranno molto meno tempo, intervenendo tempestivamente, piuttosto che aspettare e poi dover impiegare più tempo successivamente.
Utilizzo del tempo in modo efficiente
Anche quando padroneggi i segreti della gestione del tempo, lavorando prima sui compiti essenziali, è sempre necessario migliorare l’efficienza delle azioni, per ottenere il massimo.
La regola fondamentale è: non fare più cose contemporaneamente.
Questo non significa limitare la propria attività ad un solo compito; sarebbe irrealistico.
Bisogna piuttosto imparare a suddividere la propria giornata lavorativa in porzioni temporali dedicate a singole attività. I risultati sono impressionanti.
Comincia a “spezzettare” i compiti invece di fare più cose contemporaneamente e caoticamente; otterrai di più in meno tempo.
Usa l’agenda, preparati delle liste di task con tempistiche assegnate.
Concentrati sulle priorità, come visto al punto precedente, e assegna ad ogni compito una determinata porzione di tempo in cui sarai dedicato solo a questo tema; impegnandoti a non “sforare”.
Col tempo e la costanza questo sistema ti aiuterà realmente nella gestione degli impegni.
E non dimenticare di saper anche dire di no, perché utilizzare il tuo tempo in modo efficiente è anche saper non prendere più impegni di quanti se ne possano gestire.
Fai le cose
Adesso che hai imparato l’importanza di fare prima le cose prioritarie e padroneggiare la tua giornata lavorativa in maniera efficiente, hai bisogno del terzo evidentissimo segreto: Agisci, fai le cose.
In altre parole, bisogna realmente mettere in pratica le cose che ci si prefigge di fare.
Non è sufficiente prepararsi liste, sapere che cosa c’è da fare; bisogna davvero agire, far le cose e farle nei tempi stabiliti!
Non ti bloccare, non ti intimorire dall’analisi della lista dei task, non lasciare che la tensione ti impedisca di mettere in pratica le cose, di iniziare a completare i compiti così come te li sei assegnati.
In altre parole non cadere nella trappola psicologica del credere che l’aver stilato una lista di cose da fare in qualche modo ti faccia essere più prossimo all’averle realizzate.
La pianificazione è una parte importante del lavoro che facciamo, ma non è di certo l’obiettivo finale.
Fatta la pianificazione, non hai certo risolto i problemi, c’è ancora tutto da fare e quindi non permettere che il processo di pianificazione ostacoli i risultati.
Pianifica ma non perdere di vista ciò che vuoi davvero ottenere, cioè il lavoro terminato.
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Photo credit: Nathan Dumlao on Unsplash
